Zapytanie Ofertowe

dla postępowania ofertowego na wykonanie usługi o wartości szacunkowej

poniżej 30.000 EURO

na

Wynajem sali konferencyjnej wraz z obsługą i zapewnieniem cateringu  na potrzeby organizacji konferencji podsumowującej realizację projektu pn. „Rozbudowa, przebudowa i modernizacja oczyszczalni ścieków sanitarnych oraz przepompowni sieciowych kanalizacji sanitarnej

w miejscowości Bircza” wyłonionego w ramach konkursu ogólnego  nr RPPK.04.03.01-IZ.00-18-001/16  w ramach osi priorytetowej IV Ochrona środowiska naturalnego i dziedzictwa kulturowego, działania 4.3 Gospodarka wodno-ściekowa, poddziałania 4.3.1 Gospodarka ściekowa Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014 – 2020

  Przedmiotem zamówienia jest wynajem sali konferencyjnej wraz z obsługą i zapewnieniem cateringu  na potrzeby organizacji konferencji podsumowującej realizację projektu pn. „Rozbudowa, przebudowa i modernizacja oczyszczalni ścieków sanitarnych oraz przepompowni sieciowych kanalizacji sanitarnej w miejscowości Bircza” wyłonionego w ramach konkursu ogólnego  nr RPPK.04.03.01-IZ.00-18-001/16  w ramach osi priorytetowej IV Ochrona środowiska naturalnego i dziedzictwa kulturowego, działania 4.3 Gospodarka wodno-ściekowa, poddziałania 4.3.1 Gospodarka ściekowa Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014 – 2020.

1.      Szczegółowy opis zamówienia dotyczący konferencji:

•   Liczba uczestników konferencji: 50 osób,

•   Miejsce konferencji: Bircza,

•   Wykonawca zapewni salę przeznaczoną na przeprowadzenie konferencji, dostosowaną jednocześnie do podania i spożycia poczęstunku w ramach przerwy kawowej oraz podania i spożycia obiadu wraz z obsługą i cateringiem.

2.      Szczegóły dotyczące wyposażenia Sali.

Wykonawca zapewni:

• wyposażenie sali w minimum 50 krzeseł – ich rozstawienie, laptop, rzutnik multimedialny, oświetlenie sali, nagłośnienie i minimum 2 mikrofony, zorganizowanie i rozstawienie ekranu odpowiednio dużego do wyświetlenia na konferencji prezentacji Power Point, podłączenie wszelkiego sprzętu oświetleniowego, nagłośnieniowego i audiowizualnego użytego podczas konferencji i jego obsługę podczas trwania konferencji,
• wyposażenie sali w stoły do rozłożenia poczęstunku i naczyń w trakcie przerwy kawowej oraz obrusy materiałowe na stoły wraz z przybraniem, a także dodatkowy stół na brudne naczynia,
• wyposażenie sali w stoły i krzesła dla wszystkich uczestników konferencji podczas spożywania obiadu. Naczynia szklane, porcelanowe lub porcelitowe oraz sztućce ze stali nierdzewnej, serwetki jednorazowe, papierowe, składane dla każdego uczestnika,
• przygotowanie sali i poczęstunek przed konferencją i uprzątnie po jej zakończeniu,
• bieżące uzupełnianie poczęstunku oraz sprzątanie brudnych naczyń,
• personel do obsługi na miejscu odbywającej się konferencji, oraz pozostawanie personelu do dyspozycji zamawiającego i uczestników,
• możliwość skorzystania przez uczestników konferencji z bezpłatnej szatni oraz bezpłatnego parkingu.

W czasie konferencji przewidziano dwie przerwy:

ü  Przerwę kawową,

ü  Przerwę obiadową na zakończenie konferencji.

3.      Menu w przerwie kawowej i w czasie obiadu.

Menu przerwa kawowa:

•   2 lub więcej warników z wrzątkiem (min. 5 l) –woda bez ograniczeń, (herbata ekspresowa, torebki z zawieszką, każda sztuka pakowana osobno, 200 szt.)

•   kawa rozpuszczalna typu classic – bez ograniczeń,

•   kawa mielona – bez ograniczeń,

•   śmietanka do kawy w płynie – bez ograniczeń,

•   cukier biały – bez ograniczeń,

•   cytryna – bez ograniczeń,

•   woda mineralna gazowana butelkowana – po 500 ml na osobę,

•   woda mineralna niegazowana butelkowana – po 500 ml na osobę,

•   sok podawany w dzbankach – 3 rodzaje, po 100 ml każdego rodzaju na osobę,

•   ciastka kruche – minimum po 60 g dla każdego z uczestników,

Menu obiad typu bufet szwedzki:

•   Zupa (w przeliczeniu 350 ml na osobę),

•   1 danie mięsne o wadze 150 g na osobę + pasujący dodatek typu ziemniaki, kasza, ryż itp. o wadze 200 g na osobę,

•   surówki / sałatki: 3 rodzaje, po 150 g każdego rodzaju na osobę,

•   deser: 2 rodzaje ciast (1 ciasto typu domowego wypieku np. sernik, szarlotka i 1 ciasto z kremem), w przeliczeniu po 1,5 porcji na osobę.

Podczas obiadu podawane są: kawa, herbata, śmietanka do kawy, cukier, cytryna,  woda mineralna

gazowana, woda mineralna niegazowana, zupa, ciepłe dania obiadowe, surówki / sałatki oraz deser. Poczęstunek uzupełniany jest na bieżąco oraz napoje ciepłe dostępne są bez ograniczeń (wymogi takie jak przy przerwie kawowej).

CPV: 

- 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

- 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków